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Per quanto tempo devo conservare i dati contabili — e cosa significa per il software?

Dieci anni — e il vostro abbonamento lo disdite in un mese. Da questa sproporzione deriva l’unica domanda che precede ogni acquisto di software.

Pubblicato
Stato dei dati
agosto 2026
Tempo di lettura
4 minuti

L’essenziale in breve

  1. Libri di commercio, documenti contabili e relazione sulla gestione vanno conservati dieci anni, a partire dalla fine dell’esercizio. Determinante è l’articolo 958f del Codice delle obbligazioni.
  2. L’archiviazione digitale è ammessa. L’ordinanza sui libri di commercio esige per questo due cose: i giustificativi devono essere archiviati in modo immodificabile e restare leggibili per tutto il termine.
  3. Immodificabile non significa incancellabile, ma tracciabile: ogni modifica deve essere protocollata. È un requisito per il software e non per la vostra struttura di cartelle.
  4. Conseguenza pratica: l’obbligo di conservazione sopravvive a qualsiasi disdetta. Chieda quindi prima della firma il formato di esportazione e provi l’esportazione nell’accesso di prova — non dopo la disdetta.
Preferisce filtrare da sé? Le 28 soluzioni con 19 criteri in una tabella Filtrare per profilo e funzioni, fissare un budget, leggere le colonne affiancate. Questo articolo inquadra — la tabella è lo strumento. Alla tabella comparativa

Cosa esattamente va conservato per dieci anni

L’articolo 958f del Codice delle obbligazioni nomina tre cose: i libri di commercio, i documenti contabili e la relazione sulla gestione con la relazione di revisione. Il termine non inizia con la data del documento, ma con la fine dell’esercizio — un giustificativo di gennaio 2026 va quindi conservato, con un esercizio pari all’anno civile, fino alla fine del 2036.

La relazione sulla gestione e quella di revisione vanno conservate per scritto e firmate. Per tutto il resto la legge ammette espressamente la forma elettronica, alle condizioni dell’ordinanza sui libri di commercio.

Quattro condizioni per l’archiviazione digitale

Derivano dall’ordinanza sui libri di commercio e sono la ragione per cui «i giustificativi li salviamo» non basta come risposta.

  1. Archiviati in modo immodificabile

    Non incancellabili, ma tracciabili: ogni modifica deve essere protocollata con momento e autore. Una cartella in cui qualcuno può sostituire un file senza che nessuno lo veda non lo soddisfa.

  2. Leggibili per tutto il termine

    Dieci anni sono due o tre generazioni di software. Un formato che apre solo la propria soluzione è un rischio — per questo l’esportazione non è comodità, ma parte dell’obbligo.

  3. Disponibili in ogni momento

    Su richiesta dell’autorità fiscale entro un termine adeguato. Un archivio che apre solo il software disdetto non è disponibile.

  4. Completi e ordinati

    Il giustificativo deve restare attribuibile alla registrazione. Un’esportazione delle registrazioni senza i giustificativi è un elenco e non una contabilità.

Perché è un criterio di software e non un tema di archiviazione

Il termine di dieci anni sta contro un abbonamento disdicibile ogni mese. Chi lascia una soluzione porta con sé l’obbligo e non i dati — a meno che non abbia verificato prima in quale forma li riottiene.

Verificare qui significa provare. Esiga nell’accesso di prova un’esportazione completa: registrazioni, piano dei conti, giustificativi come file, e il collegamento fra registrazione e giustificativo. Chi può esportare solo una tabella non ha soddisfatto il quarto punto qui sopra.

Dove si trovino i dati non è prescritto. La legge esige disponibilità e leggibilità, non un luogo. L’ubicazione dei dati figura nella tabella comparativa come riga propria — con i tre casi rilevati Svizzera, Svizzera/UE e UE.

Domande frequenti

Il termine vale anche per una ditta individuale con contabilità semplificata?

Sì. L’obbligo di conservazione non dipende dal tipo di contabilità. Chi tiene solo un prospetto di entrate, uscite e situazione patrimoniale conserva quel prospetto e i suoi giustificativi per dieci anni allo stesso modo.

Basta un’esportazione in PDF?

Per i giustificativi di regola sì, per le registrazioni no: un PDF è leggibile ma non rielaborabile, e una verifica esige l’attribuzione di giustificativo e registrazione. Esiga entrambe le cose — i giustificativi come file e le registrazioni in un formato che si possa reimportare.

Il software deve essere ospitato in Svizzera?

Prescritto non è. Il Codice delle obbligazioni esige disponibilità e leggibilità per dieci anni e non dice nulla sul luogo. Delle 28 soluzioni di contabilità confrontate, 24 provengono da fornitori con sede in Svizzera; l’ubicazione dei dati è un’indicazione rilevata a parte.

Cosa succede se disdico il software?

L’obbligo resta presso di lei. Perciò vale: esportare prima di disdire e verificare l’esportazione invece di archiviarla. Un archivio che nessuno ha aperto non è un archivio.

Da dove vengono le indicazioni

Indicazioni giuridiche
Codice delle obbligazioni, articolo 957 sull’obbligo di contabilità e articolo 958f sulla conservazione, nonché l’ordinanza sui libri di commercio. Questo contributo è un inquadramento e non un parere giuridico.
Cifre sulla rilevazione
Rilevazione propria, stato luglio 2026. Ogni cifra nel testo viene calcolata alla costruzione della pagina dal patrimonio verificato.

Quale delle 28 soluzioni di contabilità tenga i propri dati dove sta nella tabella comparativa come riga propria.

Tutti i 28 fornitori nella tabella comparativa: Contabilità

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