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Arbeitszeit erfassen: was das Arbeitsgesetz verlangt

Die Aufzeichnung der Arbeitszeit ist Pflicht des Arbeitgebers, nicht der Mitarbeitenden. Zwei Erleichterungen gibt es — und beide sind an Bedingungen gebunden, die man vorher kennen muss.

Veröffentlicht
Datenstand
August 2026
Lesezeit
4 Minuten

Das Wichtigste in Kürze

  1. Das Arbeitsgesetz verpflichtet den Arbeitgeber, Verzeichnisse über die Arbeits- und Ruhezeiten zu führen. Das ist eine Pflicht des Betriebs, und sie besteht unabhängig davon, ob jemand danach fragt.
  2. Seit 2016 gibt es zwei Erleichterungen: den Verzicht auf die Erfassung und die vereinfachte Erfassung. Beide sind an Bedingungen gebunden — unter anderem an ein Einkommen, an Autonomie in der Arbeitsgestaltung und an eine Vereinbarung. Welche für Ihren Betrieb gilt, klären Sie mit Ihrer Personalstelle oder Ihrem Treuhandbüro.
  3. Software ist nicht vorgeschrieben. Eine Tabelle genügt der Form, solange sie vollständig und nachvollziehbar ist — sie wird nur mit jeder Person unpraktischer.
  4. Der Vergleich führt 6 Lösungen zur Zeiterfassung. 4 nennen einen Preis, ab CHF 3.– im Monat; alle 6 laufen im Browser und alle haben eine mobile App. Stand Juli 2026.
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Was aufgezeichnet werden muss

Das Arbeitsgesetz und seine Verordnung verlangen Verzeichnisse, aus denen sich die geleistete Arbeitszeit, die Ruhezeiten sowie Überzeit und Nachtarbeit ergeben. Die Pflicht liegt beim Arbeitgeber: er muss die Aufzeichnungen führen oder führen lassen und sie den Behörden auf Verlangen vorlegen.

Nicht vorgeschrieben ist das Mittel. Eine Tabelle erfüllt die Form ebenso wie eine Software — der Unterschied liegt in der Vollständigkeit. Was am Monatsende aus dem Gedächtnis nachgetragen wird, ist keine Aufzeichnung, sondern eine Schätzung, und genau daran scheitern Kontrollen.

Die zwei Erleichterungen seit 2016

Beide stehen in der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz, und beide sind an Bedingungen gebunden. Was hier steht, ist eine Einordnung — die Anwendung im Einzelfall gehört geprüft.

  1. Verzicht auf die Erfassung

    Möglich für Mitarbeitende mit grosser Autonomie in der Arbeitsgestaltung und einem hohen Bruttojahreseinkommen — die Verordnung nennt eine Schwelle von 120 000 Franken einschliesslich Bonusanteilen. Vorausgesetzt ist zudem eine Vereinbarung in einem Gesamtarbeitsvertrag und eine individuelle schriftliche Zustimmung.

  2. Vereinfachte Erfassung

    Nur die täglich geleistete Arbeitszeit statt Beginn, Ende und Pausen. Sie setzt eine Vereinbarung voraus — mit der Arbeitnehmervertretung, oder in kleineren Betrieben mit den Mitarbeitenden selbst.

  3. Was in beiden Fällen bleibt

    Die Vorschriften zu Höchstarbeitszeit, Ruhezeit und Nachtarbeit gelten weiter. Die Erleichterung betrifft die Aufzeichnung, nicht die Grenzen — und wer nicht aufzeichnet, kann im Streitfall auch nicht belegen, dass die Grenzen eingehalten wurden.

  4. Wer prüft

    Die kantonalen Arbeitsinspektorate. Verlangt werden die Aufzeichnungen der letzten fünf Jahre; sie müssen in dieser Zeit verfügbar bleiben.

Wann Software den Unterschied macht

Bei einer Person ist eine Tabelle einfacher als jede Software. Der Aufwand kippt an drei Punkten: wenn mehrere Personen erfassen, wenn Zeiten auf Projekte oder Kunden verteilt werden müssen, und wenn Ferien- und Überzeitsaldi geführt werden — das sind die drei Rechnungen, die in einer Tabelle unübersichtlich werden.

Alle 6 verglichenen Lösungen laufen im Browser und alle haben eine mobile App. Das ist in dieser Kategorie kein Auswahlkriterium mehr, sondern die Bedingung: erfasst wird unterwegs, nicht am Abend im Büro.

Der Preis ist hier niedriger als in jeder anderen Kategorie: 4 der 6 Anbieter nennen einen Preis, ab CHF 3.– im Monat, der höchste publizierte bei CHF 11.–. Meist gilt er je Nutzer — bei zehn Personen ist er also mit zehn zu multiplizieren.

Häufige Fragen

Muss ich als Einzelfirma meine eigene Zeit erfassen?

Das Arbeitsgesetz schützt Arbeitnehmende; für die eigene Arbeitszeit als Inhaber einer Einzelfirma gilt es nicht. Nützlich bleibt die Erfassung dort, wo nach Aufwand abgerechnet wird — dann ist sie kein Nachweis gegenüber Behörden, sondern die Grundlage der Rechnung.

Reicht eine Excel-Tabelle?

Der Form genügt sie, solange sie vollständig ist und die verlangten Angaben enthält. Unpraktisch wird sie mit jeder weiteren Person und mit jeder Auswertung — Ferien- und Überzeitsaldi sind in einer Tabelle die häufigste Fehlerquelle.

Wie lange muss ich die Aufzeichnungen aufbewahren?

Fünf Jahre. Verlangt werden können sie von den kantonalen Arbeitsinspektoraten. Das ist eine andere Frist als die zehn Jahre für Geschäftsbücher und Buchungsbelege nach Artikel 958f des Obligationenrechts — beide gelten nebeneinander.

Was kostet Zeiterfassungssoftware?

4 der 6 verglichenen Anbieter publizieren einen Preis, ab CHF 3.– bis CHF 11.– im Monat, exklusive Mehrwertsteuer, Stand Juli 2026. Prüfen Sie, ob der Betrag je Nutzer oder je Betrieb gilt.

Woher die Angaben kommen

Rechtliche Angaben
Arbeitsgesetz und Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz; die beiden Erleichterungen gelten seit 1. Januar 2016. Die Bedingungen sind hier zusammengefasst und nicht vollständig wiedergegeben — die Anwendung im Einzelfall gehört mit der Personalstelle, dem Treuhandbüro oder dem kantonalen Arbeitsinspektorat geklärt. Dieser Beitrag ist eine Einordnung und keine Rechtsauskunft.
Zahlen zum Bestand
Eigene Erhebung, Stand Juli 2026. Jede Zahl im Text wird beim Bau der Seite gerechnet.

Die 6 Lösungen zur Zeiterfassung stehen mit allen 12 Kriterien in der Vergleichstabelle.

Alle 6 Anbieter in der Vergleichstabelle: Zeiterfassung

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