Wie lange muss ich Buchhaltungsdaten aufbewahren — und was heisst das für die Software?

Zehn Jahre — und Ihr Abo kündigen Sie in einem Monat. Aus diesem Missverhältnis folgt die einzige Frage, die vor jedem Softwarekauf steht.

Autor: Stefan Bernhard
Veröffentlicht: 23. August 2026
Datenstand: August 2026
Lesezeit: 4 Minuten

Das Wichtigste in Kürze

Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftsbericht sind zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres. Massgebend ist Artikel 958f des Obligationenrechts.
Digitale Ablage ist zulässig. Die Geschäftsbücherverordnung verlangt dafür zwei Dinge: die Belege müssen unveränderbar abgelegt und über die ganze Frist lesbar bleiben.
Unveränderbar heisst nicht unlöschbar, sondern nachvollziehbar: jede Änderung muss protokolliert sein. Das ist eine Anforderung an die Software und nicht an Ihre Ordnerstruktur.
Praktische Folge: die Aufbewahrungspflicht überlebt jede Kündigung. Fragen Sie darum vor dem Abschluss nach dem Exportformat und probieren Sie den Export im Testzugang aus — nicht nach der Kündigung.

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Was genau zehn Jahre aufbewahrt werden muss

Artikel 958f des Obligationenrechts nennt drei Dinge: die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und den Geschäftsbericht samt Revisionsbericht. Die Frist beginnt nicht mit dem Datum des Belegs, sondern mit dem Ende des Geschäftsjahres — ein Beleg vom Januar 2026 ist bei einem Kalendergeschäftsjahr also bis Ende 2036 aufzubewahren.

Der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind schriftlich und signiert aufzubewahren. Für alles andere lässt das Gesetz die elektronische Form ausdrücklich zu, und zwar unter den Bedingungen der Geschäftsbücherverordnung.

Vier Bedingungen für die digitale Ablage

Sie ergeben sich aus der Geschäftsbücherverordnung und sind der Grund, warum «wir speichern die Belege» als Antwort nicht genügt.

Unveränderbar abgelegt
Nicht unlöschbar, sondern nachvollziehbar: jede Änderung muss mit Zeitpunkt und Urheber protokolliert sein. Ein Verzeichnis, in dem jemand eine Datei ersetzen kann, ohne dass es jemand sieht, erfüllt das nicht.
Über die ganze Frist lesbar
Zehn Jahre sind zwei bis drei Softwaregenerationen. Ein Format, das nur die eigene Lösung öffnet, ist ein Risiko — deshalb ist der Export nicht Komfort, sondern Teil der Pflicht.
Jederzeit verfügbar
Auf Verlangen der Steuerbehörde innerhalb angemessener Frist. Ein Archiv, das nur die gekündigte Software öffnet, ist nicht verfügbar.
Vollständig und geordnet
Der Beleg muss dem Buchungssatz zuordenbar bleiben. Ein Export der Buchungen ohne die Belege ist eine Liste und keine Buchhaltung.

Warum das ein Softwarekriterium ist und kein Ablagethema

Die Frist von zehn Jahren steht gegen ein Abonnement, das monatlich kündbar ist. Wer eine Lösung verlässt, nimmt die Pflicht mit und die Daten nicht — es sei denn, er hat vorher geprüft, in welcher Form er sie herausbekommt.

Prüfen heisst hier ausprobieren. Verlangen Sie im Testzugang einen vollständigen Export: Buchungen, Kontenplan, Belege als Dateien, und die Verknüpfung zwischen Buchung und Beleg. Wer nur eine Tabelle exportieren kann, hat den vierten Punkt oben nicht erfüllt.

Wo die Daten liegen, ist dabei nicht vorgeschrieben. Das Gesetz verlangt Verfügbarkeit und Lesbarkeit, nicht einen Ort. Der Datenstandort steht in der Vergleichstabelle als eigene Zeile — mit den drei erhobenen Fällen Schweiz, Schweiz/EU und EU.

Häufige Fragen

Gilt die Frist auch für eine Einzelfirma mit Milchbüechlirechnung?

Ja. Die Aufbewahrungspflicht hängt nicht an der Art der Buchführung. Wer nur eine Aufstellung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage führt, bewahrt diese Aufstellung und ihre Belege ebenso zehn Jahre auf.

Reicht ein PDF-Export?

Für die Belege in der Regel ja, für die Buchungen nicht: ein PDF ist lesbar, aber nicht weiterverarbeitbar, und eine Prüfung verlangt die Zuordnung von Beleg und Buchungssatz. Verlangen Sie beides — die Belege als Dateien und die Buchungen in einem Format, das sich einlesen lässt.

Muss die Software in der Schweiz gehostet sein?

Vorgeschrieben ist es nicht. Das Obligationenrecht verlangt Verfügbarkeit und Lesbarkeit über zehn Jahre und sagt nichts über den Ort. Von den 28 verglichenen Buchhaltungslösungen stammen 24 von Anbietern mit Sitz in der Schweiz; der Datenstandort ist eine eigene erhobene Angabe.

Was passiert, wenn ich die Software kündige?

Die Pflicht bleibt bei Ihnen. Darum gilt: exportieren, bevor gekündigt wird, und den Export prüfen, statt ihn abzulegen. Ein Archiv, das niemand geöffnet hat, ist kein Archiv.

Woher die Angaben kommen

Rechtliche Angaben: Obligationenrecht, Artikel 957 zur Buchführungspflicht und Artikel 958f zur Aufbewahrung, sowie die Geschäftsbücherverordnung. Dieser Beitrag ist eine Einordnung und keine Rechtsauskunft.
Zahlen zum Bestand: Eigene Erhebung, Stand Juli 2026. Jede Zahl im Text wird beim Bau der Seite aus dem geprüften Bestand gerechnet.

Welche der 28 Buchhaltungslösungen wo ihre Daten hält, steht in der Vergleichstabelle als eigene Zeile.

Alle 28 Anbieter in der Vergleichstabelle: Buchhaltung