Buchhaltungssoftware für Einzelfirmen: welche brauchen Sie wirklich?

Als Einzelfirma brauchen Sie weniger, als der Markt Ihnen anbietet. Die Frage ist darum nicht, welche Lösung am meisten kann — sondern welche am wenigsten verlangt.

Autor: Stefan Bernhard
Veröffentlicht: 23. August 2026
Datenstand: August 2026
Lesezeit: 5 Minuten

Das Wichtigste in Kürze

Ohne Angestellte fällt das stärkste Kriterium weg. 9 der 28 verglichenen Lösungen können gar keine Löhne abrechnen — für eine Einzelfirma ist das kein Mangel, sondern oft die schlankere Wahl.
Bleibt Ihr Umsatz unter 500 000 Franken, verlangt das Obligationenrecht keine doppelte Buchhaltung, sondern nur eine Aufstellung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage — die sogenannte Milchbüechlirechnung.
Unter 100 000 Franken Umsatz aus steuerbaren Leistungen sind Sie nicht mehrwertsteuerpflichtig. Damit fällt das zweite grosse Kriterium weg.
14 der 28 Lösungen passen nach unserer Erhebung auf eine Einzelfirma, 5 davon haben eine dauerhaft kostenlose Stufe. Stand Juli 2026.
Die eigentliche Gefahr ist nicht, zu wenig zu kaufen, sondern zu viel: eine Lösung für einen Betrieb mit fünf Personen kostet für eine Person nicht nur mehr Geld, sondern mehr Einarbeitung.

Lieber gleich selbst filtern? Alle 28 Lösungen mit 19 Kriterien in einer Tabelle Nach Profil und Funktionen filtern, Budget setzen, Spalten nebeneinander lesen. Dieser Beitrag ordnet ein — die Tabelle ist das Werkzeug. Zur Vergleichstabelle

Was eine Einzelfirma nicht braucht

Drei der Kriterien, die in jedem Vergleich vorne stehen, sind für eine Einzelfirma ohne Bedeutung — und sie sind genau die, an denen sich die grossen Lösungen rechtfertigen.

Die Lohnbuchhaltung fällt ganz weg, solange Sie niemanden anstellen. Damit kommen die 9 Lösungen ohne Lohnfunktion wieder in Frage, die in jedem anderen Vergleich durchfallen — darunter die schlanksten des ganzen Bestands. Ein Inhaberlohn ist kein Lohn im Sinne der Sozialversicherungen; Sie zahlen AHV als Selbständiger und melden ihn nicht über eine Lohnsoftware.

Die doppelte Buchhaltung fällt weg, solange der Umsatz unter 500 000 Franken bleibt. Artikel 957 Absatz 2 des Obligationenrechts verlangt von Einzelunternehmen und Personengesellschaften unter dieser Grenze nur eine Aufstellung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage. Viele Programme führen die doppelte Buchhaltung trotzdem — das ist kein Fehler, aber auch kein Grund, dafür zu bezahlen.

Die Mehrwertsteuer fällt weg, solange Sie unter 100 000 Franken Umsatz aus steuerbaren Leistungen bleiben. Freiwillig anmelden können Sie sich, und in manchen Fällen lohnt es sich wegen des Vorsteuerabzugs — aber es ist eine Wahl und keine Pflicht.

Vier Kriterien, die übrig bleiben

Wenn Lohn, doppelte Buchhaltung und Mehrwertsteuer wegfallen, bleiben vier Fragen. Sie sind kleiner als die Kriterienliste eines Vergleichs und entscheiden für eine Einzelfirma alles.

Wie viele Belege haben Sie im Monat?
Das ist die Grösse, an der die Gratisstufen enden — 5 der passenden Lösungen haben eine, und begrenzt ist sie fast immer durch die Belegzahl. Schätzen Sie eher zu hoch: vierzig Belege im Monat sind 480 im Jahr und liegen über den meisten Grenzen.
Kommen die Bankbewegungen von selbst?
Der Bankabgleich über das camt-Format ist die Funktion mit dem grössten Zeitgewinn für eine Person, die alles selbst macht. Alle 28 verglichenen Lösungen lesen Bankauszüge ein; wie gut sie zuordnen, sehen Sie erst im Testzugang mit Ihrem eigenen Auszug.
Fakturieren Sie im selben Programm?
Für eine Einzelfirma ist die Trennung zwischen Rechnung und Buchhaltung meist unnötiger Aufwand. Wer beides im selben Programm führt, spart die Nahtstelle — und braucht dafür keine Schnittstelle, die 22 der 28 Lösungen anbieten.
Kommen Sie wieder heraus?
Das Kriterium, das bei einer Gratisstufe am seltensten geprüft wird. Ihre Aufzeichnungen sind zehn Jahre aufbewahrungspflichtig, auch die einer Einzelfirma. Probieren Sie den Export aus, bevor Sie den ersten Beleg erfassen.

Welche Lösungen auf eine Einzelfirma passen

Nach der erhobenen Passung für eine Einzelfirma, mindestens 2 von 3. Alphabetisch innerhalb der Gruppen und ausdrücklich keine Rangfolge.

Passung für eine Einzelfirma 14

Erhobene Passung mindestens 2 von 3. Die Gruppe folgt der Passung und nicht dem Preis — auch Lösungen ohne publizierten Preis stehen darin.

Atlanto, Banana Buchhaltung Plus, bexio, CashCtrl, Comatic, Crésus, KLARA, Magic Heidi, Milkee, Pfeffersack, shakehands Kontor, smallinvoice, Swiss21, WinBIZ

Mit dauerhaft kostenloser Stufe 7

Begrenzt durch die Menge und nicht durch fehlende Funktionen.

Banana Buchhaltung Plus, CashCtrl, ClubDesk, Magic Heidi, Odoo, smallinvoice, Swiss21

Ohne Lohnbuchhaltung 9

Für eine Einzelfirma kein Mangel. In dieser Gruppe stehen die schlanksten Lösungen des Bestands.

blue office, ClubDesk, Magic Heidi, Milkee, Opacc ERP, Pfeffersack, SAP Business One, shakehands Kontor, smallinvoice

Ausschliesslich im Browser 12

Keine Installation, keine Sicherung, keine Aktualisierung — für eine Person meist das kleinere Übel.

Accounto, Atlanto, bexio, CashCtrl, ClubDesk, KLARA, Magic Heidi, Milkee, myfactory, Pfeffersack, smallinvoice, Swiss21

Wann sich das ändert

Drei Ereignisse verschieben die Anforderung, und alle drei kommen mit Vorlauf. Die erste Anstellung bringt die Lohnbuchhaltung samt elektronischen Meldungen; ab dann sind die 13 Lösungen mit vollständiger Lohnfähigkeit die engere Liste. Der Umsatz über 100 000 Franken bringt die Mehrwertsteuer, und der über 500 000 die doppelte Buchhaltung.

Die Umwandlung in eine GmbH bringt beides gleichzeitig: Kapitalgesellschaften führen unabhängig vom Umsatz eine vollständige Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung.

Praktisch heisst das: wählen Sie für heute und prüfen Sie den Export für morgen. Eine Lösung, die Sie in zwei Jahren verlassen können, ist besser als eine, die alles kann und die Sie nie ausreizen.

Häufige Fragen

Brauche ich als Einzelfirma überhaupt Buchhaltungssoftware?

Vorgeschrieben ist eine Software nicht, vorgeschrieben ist die Aufzeichnung. Unter 500 000 Franken Umsatz genügt eine Aufstellung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage — technisch auch in einer Tabelle. Software lohnt sich dort, wo der Bankabgleich Zeit spart und die Aufbewahrung nachvollziehbar wird.

Reicht eine kostenlose Lösung?

Für einen Nebenerwerb häufig ja: 5 der für Einzelfirmen passenden Lösungen haben eine dauerhaft kostenlose Stufe. Die Grenze ist fast immer die Belegzahl. Wer knapp darunter liegt, sollte die bezahlte Stufe nehmen — ein Wechsel mitten im Jahr kostet mehr als die Differenz.

Was ist mit dem Inhaberlohn?

Als Inhaber einer Einzelfirma beziehen Sie keinen Lohn im arbeitsrechtlichen Sinn, sondern Privatentnahmen. Sie zahlen AHV-Beiträge als Selbständiger, und das läuft über die Ausgleichskasse und nicht über eine Lohnsoftware. Deshalb ist die fehlende Lohnfunktion für Sie kein Mangel.

Soll ich mich freiwillig für die Mehrwertsteuer anmelden?

Das kann sich lohnen, wenn Sie viel investieren oder überwiegend an mehrwertsteuerpflichtige Kunden leisten — dann holen Sie die Vorsteuer zurück. Es bringt aber die Abrechnung mit sich. Rechnen Sie das mit Ihrem Treuhandbüro durch; dieser Beitrag ist eine Einordnung und keine Steuerberatung.

Woher die Angaben kommen

Rechtliche Angaben: Obligationenrecht, Artikel 957 zur Buchführungspflicht und Artikel 958f zur Aufbewahrung; die Umsatzgrenze für die Mehrwertsteuer aus dem Mehrwertsteuergesetz. Dieser Beitrag ist eine Einordnung und keine Rechtsauskunft.
Passung je Profil: Eigene Einschätzung von 0 bis 3, abgeleitet aus Funktionsumfang, Zielgruppe und Betriebsart. Sie steht in der Vergleichstabelle als eigene Zeilengruppe und ist eine Beurteilung, keine Messung.
Zahlen zum Bestand: Eigene Erhebung, Stand Juli 2026. Jede Zahl im Text wird beim Bau der Seite gerechnet.

Die Passung je Profil steht in der Vergleichstabelle als eigene Zeilengruppe — dort lassen sich die 28 Lösungen nach «Einzelfirma» ordnen und mit den übrigen 19 Kriterien kreuzen.

Alle 28 Anbieter in der Vergleichstabelle: Buchhaltung